Bewaarplicht ingeval van een geïnformatiseerde boekhouding

De ontwikkeling van nieuwe operating systems en het gebruik van cloud accounting vraagt dat de regels voor het houden en bewaren van boeken en verantwoordingsstukken worden verduidelijkt. De Commissie voor Boekhoudkundige Normen heeft zich over deze problematiek uitgesproken, t.t.z. over het boekhoudkundige aspect van de bewaringsproblematiek.

Basisprincipes boekhoudrecht

De wettelijke en reglementaire bepalingen van het Belgisch boekhoudrecht met betrekking tot het al dan niet elektronisch houden en bewaren van de boeken en verantwoordingsstukken zijn opgenomen in het Wetboek van Economisch Recht (Boek III, Titel 3., Hoofdstuk II. van het WER). Het WER bepaalt dat alle verrichtingen zonder uitstel, getrouw, volledig en naar tijdsorde worden ingeschreven, zowel voor een dubbele als voor een enkelvoudige boekhouding.

De boeken (het ongesplitst dagboek, de dagboeken, het inventarisboek) moeten op zodanige wijze worden gehouden dat zowel de materiële continuïteit ervan, als de regelmatigheid en de onveranderlijkheid van de boekingen zijn verzekerd. De boeken en de bewijsstukken zoals facturen en bankrekeninguittreksels, moeten worden bewaard gedurende zeven jaar, in origineel of in afschrift. Deze termijn wordt beperkt tot drie jaar voor de verantwoordingsstukken die niet strekken tot bewijs jegens derden.

De bewaringstermijn van zeven jaar begint te lopen vanaf de eerste januari van het jaar dat op de afsluiting volgt. De gebruikte drager (papier, cd-rom, ...) moet de onveranderlijkheid en de toegankelijkheid van de geregistreerde gegevens, gedurende de volledige bewaringstermijn verzekeren. Ingeval van een elektronische boekhouding moeten niet alleen de bestanden met de boeken, maar ook de programma's en systemen om deze bestanden te lezen, gedurende deze minimale bewaringstermijn worden bijgehouden.

Verplichting tot bewaring bij wijziging van informaticatoepassing

Het is niet ondenkbaar dat men in de loop der jaren verandert van verlener van boekhoudprestaties (incl. een nieuw boekhoudprogramma); of van boekhoudsoftware en de voorgaande toepassing niet (volledig) actief blijft gedurende de wettelijke bewaringstermijn; of dat men verandert van besturingssysteem. Bij een wijziging of een update van de informaticatoepassing omvat de verplichting tot bewaring volgende aspecten:

1. Toegang en raadpleging van de bestanden

Uiteraard voldoen alleen de boeken die worden bewaard in bestanden die leesbaar zijn door een wijziging in of verandering van de informaticatoepassing aan de verplichting tot bewaring. De omzetting van alle bestanden naar een gemakkelijk leesbaar formaat (zoals een pdf-bestand) tot zelfs het gebruik van “cloud accounting” kunnen echter ook de continuïteit waarborgen.

2. Waarborging van de onveranderlijkheid van de geregistreerde gegevens

Bij een geïnformatiseerde boekhouding stelt zich de vraag wat de verplichting tot bewaring in origineel en met inachtneming van de onveranderlijkheid precies omvat. Bij een geïnformatiseerde boekhouding houdt de onveranderlijkheid in de praktijk in dat het wijzigen, schrappen of toevoegen van boekingen niet meer mogelijk mag zijn.

De onveranderlijkheid van de gegevens die in de informaticatoepassing zijn geregistreerd, kan in de volgende twee veronderstellingen worden gegarandeerd:

Bij het behoud van de initiële (geüpdatete) informaticatoepassing moet een specifieke archivering de toegang tot de gearchiveerde gegevens, de leesbaarheid en het origineel karakter ervan garanderen.

Bij de wijziging van de informaticatoepassing moet een voorafgaande archivering en een overdracht van gegevens naar een nieuwe informaticatoepassing gebeuren. Indien de leesbaarheid van de bestanden vaststaat, is het vanuit boekhoudkundig oogpunt niet vereist om de voorheen gebruikte informaticatoepassing te behouden. Aan de beroepsbeoefenaar kan worden gevraagd om de overeenstemming te controleren van de bijgewerkte of overgedragen bestanden met de originele bestanden.

Vergeet nooit dat het nemen van een volledige en regelmatige back-up van de boekhouding behoort tot het goed bestuur van de onderneming.
Maar het behoud van de informaticabestanden in een strikt identieke versie (simple back-up)  gedurende de wettelijke bewaringstermijn van zeven jaar is niet vereist van zodra de onveranderlijkheid en de leesbaarheid van de boeken (incl. de gegevens) is gegarandeerd.

KANTOOR VOSSELAAR
Antwerpsesteenweg 188
2350 Vosselaar
Tel. 014 62 21 90
Fax 014 61 92 58

KANTOOR LOMMEL
Louis Pasteurstraat 17c
3920 Lommel
Tel. 011 55 04 10
Fax 011 55 04 19

info@vanmiert.be