Op stap met zakenrelaties

Een evenement organiseren voor uw klanten, samen met uw zakenrelaties naar een match van de Rode Duivels kijken. Het kan de ideale klantenbinding zijn. Maar hoe zit dat fiscaal? We bekijken met u de aftrekbaarheid van deze kosten in de inkomstenbelasting en de btw.

Aftrekbaar als beroepskost, maar verschil tussen publiciteits- en receptiekosten

In de inkomstenbelastingen is de aard van de kosten doorslaggevend. De kosten voor het organiseren van een evenement of om een klant uit te nodigen op een sportwedstrijd/concert kunnen zowel publiciteitskosten als receptiekosten zijn. Deze kosten worden fiscaal anders behandeld.

Publiciteitskosten zijn kosten die een onderneming maakt om een (potentiële) klant op de hoogte te stellen over het bedrijf en haar producten. Met andere woorden ze zijn expliciet gericht op het maken van reclame: dat kan door een campagne te voeren, maar bijvoorbeeld ook door een nieuw product op een exclusief event te lanceren. Deze kosten zijn volledig aftrekbaar.

Receptiekosten zijn kosten die worden gemaakt voor het onthaal van allerlei bezoekers van de onderneming. Dat zijn niet enkel de klanten, maar ook leveranciers, aandeelhouders van de onderneming, en andere zakenrelaties. Receptiekosten zijn slechts voor de helft aftrekbaar.

Hoe zit het dan met de kosten die u heeft gemaakt voor het inrichten van een event/om uw zakenrelaties mee te nemen naar een sportieve of culturele manifestatie. Alles hangt af van wat u precies heeft gepland:

Als u enkel kaarten voor een wedstrijd/optreden geeft en de naam van uw bedrijf staat er niet op vermeld, zijn dat enkel receptiekosten. U maakt dan eigenlijk geen promotie voor uw onderneming of haar producten.

Als u een groep klanten uitnodigt om op uw bedrijf of op een andere locatie op groot scherm naar een wedstrijd van de Rode Duivels te komen kijken, kunnen de kosten voor de organisatie hiervan eventueel wel als publiciteitskosten worden beschouwd. Hetzelfde geldt als u bij een bepaalde voetbalclub uw eigen loges heeft. In dat geval kan u wel uitgebreid reclame maken voor uw bedrijf, bv. door het logo van de onderneming op verschillende plaatsen uit te hangen, ...

De kosten van de drank en de versnaperingen die u tijdens het event/wedstrijd/concert aanbiedt, worden meestal wel als receptiekosten aanzien. Zij zijn dus maar voor 50 % aftrekbaar.

Om het nog ingewikkelder te maken: als u voor de match/optreden met uw klanten op restaurant gaat, vallen die kosten onder de noemer 'restaurantkosten'. Die zijn dan weer voor 69 % aftrekbaar.

En hoe zit het met de btw?

Ook in de btw bepaalt de aard van de kosten de aftrekbaarheid. In de btw wordt hetzelfde onderscheid gemaakt tussen publiciteitskosten en 'receptiekosten' (in btw aangeduid als kosten van onthaal). Het onderscheid gaat hier nog verder: terwijl de btw op publiciteitskosten 100 % aftrekbaar is, is de aftrek voor kosten van onthaal volledig uitgesloten.

Let wel op: als u toegangskaarten schenkt, mag de totale waarde ervan de 50 EUR niet te boven gaan, anders is de btw in zijn geheel niet aftrekbaar.

De btw op kosten voor eten en drinken bij deze gelegenheden is sowieso niet aftrekbaar.

Bijzondere regels als uw personeel ook meegaat

Als het personeel ook welkom is op het event, verschillen de regels naar gelang zij moeten dan  wel mogen aanwezig zijn.

Als aanwezigheid verplicht is, is het feit dat ze tickets krijgen geen belastbaar voordeel van alle aard. Als het personeel mag komen, maar daartoe niet verplicht is, kan het ticket in principe een belastbaar voordeel van alle aard zijn. Het ticket is geen belastbaar voordeel, maar een vrijgesteld sociaal voordeel als (i) alle personeelsleden hetzelfde ticket krijgen  en (ii) het ticket maar een geringe waarde heeft. In dat geval wordt dit voordeel niet belast bij uw werknemer, maar zijn de kosten niet aftrekbaar voor u als werkgever.

De kosten voor het verlenen van een sociaal voordeel zijn enkel aftrekbaar als de volgende voorwaarden worden nageleefd:  (i) alle personeelsleden krijgen hetzelfde voordeel, (ii) de tickets worden geschonken ter gelegenheid van één of meerdere feesten of jaarlijkse gebeurtenissen zoals Kerstmis, Nieuwjaar, Sinterklaas, een verjaardag, het patroonsfeest van de sector en (iii) de totale prijs per werknemer bedraagt niet meer dan 35 EUR.

De btw op de tickets is voor de onderneming aftrekbaar als ze een 'collectief sociaal voordeel' zijn. Dat wil zeggen: als alle personeelsleden die zich in dezelfde omstandigheden bevinden hetzelfde voordeel krijgen en het voordeel in het kader van de inkomstenbelastingen als een sociaal voordeel wordt beschouwd.

KANTOOR VOSSELAAR
Antwerpsesteenweg 188
2350 Vosselaar
Tel. 014 62 21 90
Fax 014 61 92 58

KANTOOR LOMMEL
Louis Pasteurstraat 17c
3920 Lommel
Tel. 011 55 04 10
Fax 011 55 04 19

info@vanmiert.be