De uitzonderingen op de bindende kracht van de goedgekeurde jaarrekening

In welke gevallen kunnen ondernemingen een door de algemene vergadering goedgekeurde jaarrekening corrigeren of wijzigen? De Commissie voor Boekhoudkundige Normen staat in haar advies 2014/4 stil bij de verschillende manieren om een goedgekeurde jaarrekening te corrigeren. Ook de verwerking op boekhoudkundig vlak komt aan bod.

Zaakvoerders of bestuurders moeten elk jaar een jaarrekening opmaken. Die bestaat uit de balans, de resultatenrekening en de toelichting. Binnen de zes maanden na de afsluitdatum van het boekjaar moet de jaarrekening ter goedkeuring worden voorgelegd aan de algemene vergadering. Vervolgens moet zij worden neergelegd bij de Nationale Bank van België binnen dertig dagen nadat de jaarrekening is goedgekeurd, en ten laatste zeven maanden na de datum van afsluiting van het boekjaar. Het bestuur heeft echter het recht, tijdens de zitting, de beslissing over de goedkeuring van de jaarrekening drie weken (of vijf weken voor genoteerde nv's) uit te stellen.

Mogelijkheden tot correctie van een goedgekeurde jaarrekening

Eens de jaarrekening wordt goedgekeurd, kunnen bestuurders of zaakvoerders er in beginsel niet meer op terugkomen. Het bindende karakter van de jaarrekening is evenwel niet absoluut. Op dit principe bestaan uitzonderingen.

Wijzigen posten van vorig boekjaar in nieuwe jaarrekening

Bij het opstellen van de jaarrekening is het mogelijk om in deze nieuwe jaarrekening bepaalde posten van het vorige boekjaar aan te passen met het oog op de vergelijkbaarheid. Gezien het beginsel dat de jaarrekening een getrouw beeld moet geven van het vermogen, de financiële positie en het resultaat van de vennootschap mogen de bedragen van het voorafgaande boekjaar worden aangepast met het oog op hun vergelijkbaarheid. Die aanpassing vergt geen bijkomende boekingen.

Corrigeren van voorheen goedgekeurde jaarrekening

Anderzijds kan of moet de voorheen goedgekeurde jaarrekening zelf in bepaalde gevallen retroactief worden gecorrigeerd.

Corrigeerbare vergissingen: materiële vergissingen en vergissingen in rechte of in feite

In de eerste plaats kunnen materiële vergissingen achteraf nog worden rechtgezet. Voorbeelden van dergelijke vergissingen zijn: een verkeerd bedrag door een schrijffout, een voorraad die wegens verstrooidheid werd gewaardeerd met verkoopprijzen in plaats van aankoopprijzen, bij vergissing een bepaalde opbrengst op een verkeerde rekening boeken, rekenfouten of andere grove feitelijke vergissingen die onafhankelijk van enige juridische beoordeling worden begaan.
Ook vergissingen in rechte of in feite, of zelfs een vergissing (niet uit verstrooidheid) in de waardering van een of andere post van de jaarrekening kunnen nog worden gecorrigeerd. Die vergissingen bevatten een beoordelingselement.

Niet-corrigeerbare vergissingen: eigenlijke beslissingen

Beleidsbeslissingen, eigenlijke beslissingen, uitgedrukt in de jaarrekening, kunnen niet meer worden gecorrigeerd ook al blijken zij achteraf onoordeelkundig en lichtzinnig te zijn geweest. Er bestaan boekhoudrechtelijke bepalingen, zoals de waarderingsregels, waarbij de onderneming bij de toepassing ervan over een zekere beleidsvrijheid beschikt.
In het definitieve advies van de CBN worden geen voorbeelden vermeld. Of een beslissing werd genomen, dan wel een vergissing werd begaan, is een feitenkwestie.

Correctie door algemene vergadering

Stelt u als bestuurder een schending van het boekhoudrecht vast, die bij vergissing plaatsvond en enkel een impact heeft op de laatst neergelegde jaarrekening, dan is een correctie van de jaarrekening verplicht, en moet u een bijzondere algemene vergadering bijeenroepen.
De correctie bij wijze van verwerking via het resultaat van het boekjaar waarin de schending wordt vastgesteld, volstaat in dit geval niet.
Als een oudere dan de laatst neergelegde jaarrekening moet worden gecorrigeerd, dan kan dat enkel door middel van een aanpassing van de begintoestand van de laatst neergelegde jaarrekening.

Correctie van die laatst neergelegde jaarrekeningen moet gebeuren door:

eventuele aanpassing van de vergelijkende cijfers (bij schending van de boekhoudwet in de periode vóór het laatst afgesloten boekjaar);

doorvoering van de correctieboekingen in het laatst afgesloten boekjaar (aanpassen van de openingsbalans bij een vergissing vóór het laatst afgesloten boekjaar en overige correctieboekingen, beide in het laatst afgesloten boekjaar);

vermelding in de toelichting van de gecorrigeerde jaarrekening van de aard en de wijze van herstel van de vergissing. Als de vergissing in één van de daaraan voorafgaande jaren plaatsvond, moet in de toelichting van de herwerkte jaarrekening de nodige informatie worden verstrekt over het ontstaan en de aard van de vergissing en de impact hiervan op de betreffende jaarrekening(en).

De verbeterde jaarrekening(en) moet(en) eveneens worden neergelegd bij de Nationale Bank van België.

Uitzondering: correctie door bestuursorgaan

In principe keurt de algemene vergadering de gecorrigeerde jaarrekening goed. Maar bij de correctie van een materiële vergissing die duidelijk blijkt uit de goedgekeurde jaarrekening zelf of uit andere handelingen die uitgaan van de algemene vergadering neemt het bestuursorgaan zelf de verantwoordelijkheid om over te gaan tot de correctie van vergissingen, zonder een algemene vergadering bijeen te roepen.

KANTOOR VOSSELAAR
Antwerpsesteenweg 188
2350 Vosselaar
Tel. 014 62 21 90
Fax 014 61 92 58

KANTOOR LOMMEL
Louis Pasteurstraat 17c
3920 Lommel
Tel. 011 55 04 10
Fax 011 55 04 19

info@vanmiert.be