Help, daar komt de belastingcontroleur !

Als de belastingcontroleur plots voor de deur staat, wat moet u dan doen? Vooral niet panikeren. Het is waar dat de controleur verregaande bevoegdheden heeft. Maar u heeft als belastingplichtige niet alleen plichten, maar ook rechten. En de fiscus moet die respecteren. We lijsten op wat de controleur mag/niet mag doen en wat u moet doen.

Wat u moet doen

Uw papieren bijhouden

U moet al uw papieren bewaren tot het einde van het zevende jaar volgend op het belastbaar tijdperk waarop het document betrekking heeft (bv. u heeft een factuur uitgereikt op 17 januari 2013, deze factuur heeft betrekking op het belastbaar tijdperk 2013, u  moet ze bijhouden tot 31 december 2020).

U moet de documenten bewaren in uw kantoor, bijkantoor, beroeps- of privélokaal. U mag ze dus in principe niet laten bijhouden door uw boekhouder of belastingconsulent: de administratie is evenwel niet erg streng, maar eerder pragmatisch.

U moet alle documenten die nodig zijn om het bedrag van uw belastbare inkomsten te bepalen, bijhouden en aan de controleur voorleggen als die erom vraagt. Dat wil zeggen dat loutere privépapieren en documenten die bedrijfsgeheimen bevatten, niet onder deze verplichting vallen.

De controleur in uw bedrijf binnenlaten

Een bevoegde ambtenaar, die zijn aanstellingsbrief bijheeft, moet u binnenlaten. Als dat niet het geval is, bent u niet verplicht de ambtenaar toegang te verlenen. U kan hem ook formeel toestemming geven.

Uw bankafschriften tonen aan de controleur 

Dit geldt voor professionele bankafschriften, maar deels ook voor uittreksels van uw privérekeningen: voor zover het gaat om bankrekeningen  in het buitenland en voor Belgische privérekeningen die u occasioneel ook beroepsmatig gebruikt voor beroepsdoeleinden of als er stortingen gebeuren tussen uw professionele en privérekening. De bankafschriften van een volledig afgescheiden privérekening, hoeft u niet te tonen.

Antwoorden op vragen van de administratie

Het is de opdracht van de aanslagambtenaar om een juiste en volledige aanslag te vestigen. Soms beschikt hij echter niet over alle noodzakelijke gegevens. In dat geval zal u een vraag om inlichtingen krijgen. U bent verplicht daarop te antwoorden: u heeft daarvoor een maand vanaf de derde dag volgend op de verzending.
Uiteraard mag de ambtenaar enkel 'fiscale' vragen stellen, die relevant zijn om uw belastingtoestand vast te stellen.

Bent u als dokter of  advocaat gebonden aan het beroepsgeheim, dan kan u daarop in sommige omstandigheden beroep doen.

Wat de controleur niet mag doen

Vragen uw documenten naar zijn kantoor te brengen

De ambtenaar mag uw boeken en bescheiden inzien, maar moet dat ter plaatse komen doen. Dit wordt wel eens 'zonder verplaatsing' genoemd, wat wil zeggen dat niet de boeken of de belastingplichtige zich moeten verplaatsen, maar de ambtenaar. 

Boeken/bescheiden/documenten meenemen

Dit wil zeggen, hij mag niet van u eisen hem de stukken te laten meenemen. Een controle kan evenwel erg ingewikkeld zijn en daardoor veel tijd vergen, daarom is het soms voor beide partijen beter de controleur de toestemming te geven om de boeken en bescheiden mee te nemen en op zijn kantoor verder te onderzoeken. De controleur kan dan het onderzoek op zijn gemak voeren, terwijl u bij uw dagdagelijkse activiteiten geen last heeft van een vreemde in het bedrijf.

Midden in de nacht voor de deur staan

Toegang vragen tot uw woning kan vanaf vijf uur 's ochtends tot negen uur 's avonds. Voor de bedrijfsgebouwen gelden andere regels:  de controleur heeft toegang tijdens de uren dat u er uw beroepsactiviteit uitoefent. Dit betekent o.a. dat er geen vaststellingen kunnen gebeuren terwijl uw zaak gesloten is.

In uw praktijk binnenkomen terwijl u een cliënt ontvangt

Speciaal voor vrije beroepers (dokter, advocaat, boekhouder, ...) geldt dat de ambtenaren geen recht op toegang hebben tot uw beroepslokalen, wanneer u er uw  activiteit uitoefent in aanwezigheid van uw cliënten of patiënten.

Wat de controleur wel mag

Uw computerbestanden inzien

Als u uw boekhouding bijhoudt op de computer, mag de controleur uw computer inzien. U moet al de relevante gegevens die op de informatiedragers (harde schijf, cd-rom, usb-stick) staan, in een leesbare en verstaanbare vorm aan de controleur voorleggen.  De controleur moet de betrouwbaarheid van het hele systeem kunnen checken.

De controleur kan u verplichten bepaalde gegevens die op de computer staan voor hem te kopiëren.

Zonder afspraak langskomen

Er is geen wettelijke regel die de controleur verplicht zijn komst op voorhand te melden. Het is natuurlijk voor beide partijen wel praktischer als u op de hoogte bent van zijn komst, daarom vraagt een interne instructie van de administratie de ambtenaren om u wel op tijd te verwittigen. Enkel als  de aard van de controle vereist dat ze onverwachts gebeurt (omdat de administratie verwacht dat de belastingplichtige documenten zal doen verdwijnen), wordt de belastingplichtige niet op voorhand verwittigd.

Kasten en laden opendoen

De controleur mag tijdens zijn plaatsbezoek zelf kasten en laden openen om te controleren of er relevante documenten in bewaard worden.

Uw privéwoning betreden

Naast uw beroepslokalen, heeft de controleur (soms) ook recht op toegang tot uw privéwoonst. Dat is uiteraard een ingrijpende onderzoeksmaatregel. Het mag dus niet zomaar: de controleur  moet  over een voorafgaande toestemming van de politierechtbank en zijn overste beschikken.

Uw personeel ondervragen

De controleur kan bij derden inlichtingen inwinnen om tot de juiste belastingheffing te komen. Uw personeel valt daar ook onder.

Bankgegevens opvragen bij uw bank 

Vroeger kon uw bank zich vrij makkelijk op het bankgeheim beroepen en weigeren informatie te geven aan de fiscus. Het bankgeheim is ondertussen evenwel versoepeld. De fiscus kan nu dus heel  wat informatie bij uw bank opvragen. Dat kan... als er aanwijzingen zijn van belastingontduiking, als de administratie een taxatie op basis van tekenen en indiciën plant of als er een vraag om bijstand is gesteld door een buitenlandse fiscale administratie.

KANTOOR VOSSELAAR
Antwerpsesteenweg 188
2350 Vosselaar
Tel. 014 62 21 90
Fax 014 61 92 58

KANTOOR LOMMEL
Louis Pasteurstraat 17c
3920 Lommel
Tel. 011 55 04 10
Fax 011 55 04 19

info@vanmiert.be