Boekhouding verenigingen van mede-eigenaars: genormaliseerd rekeningstelsel verplicht vanaf 1 januari 2013

De nieuwe wet op de mede-eigendom of appartementswet dateert al van 2 juni 2010 en is sinds 1 september 2010 in werking. Pas op 12 juli 2012 verscheen het koninklijk besluit dat het minimum genormaliseerd rekeningenstelsel vastlegt volledig op maat voor een vereniging van mede-eigenaars. Dit rekeningenstelsel moet worden gebruikt vanaf de eerste dag van het boekjaar dat aanvangt op 1 januari 2013 of later. De Commissie voor Boekhoudkundige Normen verduidelijkt in een advies en in een brochure het gebruik van bepaalde rekeningen aan de hand van praktische voorbeelden.

Minimum genormaliseerd rekeningenstelsel

De omvang van de vereniging van mede-eigenaars (VME) en bijgevolg de grootte van de financiële stromen die deze vereniging met zich meebrengt, bepaalt de aard van de boekhouding die moet worden gevoerd. De boekhouding van een mede-eigendom die met uitzondering van de kelders, de garages en de parkeerplaatsen twintig of meer kavels omvat, moet worden gevoerd gebruik makend van een minimum genormaliseerd rekeningenstelsel. Dat rekeningenstelsel vinden we in bijlage bij het koninklijk besluit van 12 juli 2012. Het maakt het mogelijk dat de individuele rekening van elke mede-eigenaar op ieder tijdstip kan worden geraadpleegd.
Mede-eigendommen die, met uitzondering van de kelders, garages en parkeerplaatsen, minder dan twintig kavels omvatten, mogen een vereenvoudigde boekhouding.

Principe van het dubbel boekhouden

Om de boekhouding van de VME te voeren, moeten de gebruikelijke regels van het dubbel boekhouden worden gevolgd. Het principe van het dubbel boekhouden betekent dat de syndicus voor elke boeking een gedagtekend verantwoordingsstuk moet hebben. De verantwoordingsstukken die enkel van intern belang zijn, worden 3 jaar bewaard. De verantwoordingsstukken die worden gebruikt als bewijsmiddel tegenover derden, moeten 7 jaar worden bewaard. Ook de boeken zelf moeten minstens 7 jaar worden bijgehouden. De bewaartermijn vangt aan op de eerste januari van het jaar dat volgt op de afsluiting.
Alle verrichtingen worden in een ongesplitst dagboek of in een hulpdagboek ingeschreven, al dan niet gesplitst in bijzondere hulpdagboeken.

Het nieuwe boekhoudkundige rekeningenstelsel is gebaseerd op dat van de verenigingen zonder winstoogmerk (vzw). Alles wat geldt voor het gemeen boekhoudrecht is ook van toepassing in de boekhouding van een VME. De rekeningen uit het rekeningenstelsel worden onderverdeeld in verschillende klassen. Bij die onderverdeling is zo weinig mogelijk afgeweken van de klassen die gelden voor ondernemingen of vzw's, maar waar
nodig aangepast aan het specifieke karakter van de VME. Een aantal rekeningrubrieken zijn zeer uitgebreid. In het stelsel werd de rekeningnummerstructuur uitgebouwd tot 5 cijfers, maar syndici kunnen dit nog verder uitbreiden. In vergelijking met het rekeningenstelsel dat bedrijven gebruiken, is er geen eigen vermogen en geen klasse 3 voorraden voorzien. Het bevat dan weer wel enkele posten die typisch zijn voor de sector, zoals kosten voor brandblusapparaten, voor bliksembeveiliging, voor het onderhoud van de trappen, de keuring van de liften, het onderhoud van het terras, voor huisvuilverwerking, of keuringen. Maar niet alle posten zijn relevant voor elke mede-eigendom. Daarom mogen rekeningen die niet dienstig zijn, worden weggelaten.

Inventaris

Bij het afsluiten van het boekjaar moet elke VME een inventaris (balans) opmaken van al haar bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen, en eigen middelen. Dat moet minstens één keer per jaar gebeuren. De syndicus moet ook een opsplitsing van de kosten en opbrengsten geven aan de mede-eigenaars. Elke mede-eigenaar kan aan de syndicus vragen hem het rekeningstelsel voor te leggen dat wordt gebruikt binnen zijn VME.
Nice to know: het ondernemingsnummer van de VME moet niet worden neergelegd bij de Nationale Bank van België.

Commissie voor Boekhoudkundige Normen

De Commissie voor Boekhoudkundige Normen heeft een advies en een brochure gepubliceerd met voorbeeldboekingen voor het minimum genormaliseerd rekeningstelsel van de VME:  opvraging van voorschotten werk- en reservekapitaal, levering van stookolie, bijkomende opvraging van werkkapitaal, aankoop van een stofzuiger, overdracht werk- en reservekapitaal per einde boekjaar 20N0, opening nieuw boekjaar 20N1, onderhoud van de lift, aankoop van een grasmaaier, ontvangst van interesten, afschrijving van een grasmaaier, overdracht van werk- en reservekapitaal per einde boekjaar 20N1.

Advies 2012/14 - Uitgewerkt voorbeeld bij het minimum genormaliseerd rekeningenstelsel voor verenigingen van mede-eigenaars zoals vastgesteld bij koninklijk besluit van 12 juli 2012: klik hier

Bulletin 63 CBN -Nieuw boekhoudplan voor verenigingen van mede-eigenaars: klik hier

KANTOOR VOSSELAAR
Antwerpsesteenweg 188
2350 Vosselaar
Tel. 014 62 21 90
Fax 014 61 92 58

KANTOOR LOMMEL
Louis Pasteurstraat 17c
3920 Lommel
Tel. 011 55 04 10
Fax 011 55 04 19

info@vanmiert.be