Gemeenschappelijk vervoer organiseren voor uw personeel?

U kan als werkgever het gemeenschappelijk vervoer van uw personeel naar hun werkplaats organiseren. Fiscaal kan dat interessant zijn. De kosten die u daarvoor maakt, zijn immers voor 120 % aftrekbaar.

Collectief vervoer

De kosten die u als onderneming maakt voor het gemeenschappelijk vervoer van uw personeel, zijn aftrekbaar ten belope van 120 %  (dat wil zeggen dat u dus meer 'kosten' kan aftrekken dan u in werkelijk gedaan heeft).

Voorbeeld

Een vennootschap heeft een minibus die enkel voor het collectief vervoer van het personeel wordt gebruikt. De onderneming maakt voor 5.000 euro kosten in verband met dit voertuig: de vennootschap kan 6.000 euro aftrekken.

Voorwaarden

De volgende elementen zijn cruciaal om van dit gunstige regime te kunnen genieten:

het moet gaan om collectief vervoer: dus niet voor het individueel vervoer van een werknemer;

van het personeel;

naar hun werkplaats en terug: het vervoer kan vertrekken van de woonplaats, maar bv. ook van het station of een bushalte;

georganiseerd door de werkgever:  het terugbetalen van een abonnement voor personeelsleden die pendelen met het openbaar vervoer (NMBS, De Lijn, MIVB, TEC)  kunnen niet genieten van de aftrek van 120 %, omdat dit vervoer openbaar is en niet door de werkgever zelf wordt georganiseerd;

met een eigen voertuig van de onderneming of via een externe vervoersmaatschappij.

U kan ook van het systeem gebruik maken samen met andere werkgevers.

Welke voertuigen, welke kosten

In principe gaat het om de kosten die rechtstreeks betrekking hebben op autobussen, autocars en minibussen,  zoals die worden gedefinieerd in de reglementering van de inschrijving van voertuigen. Wat er precies met 'minibussen' bedoeld wordt, is evenwel niet geheel duidelijk.  In een koninklijk besluit van 15 maart 1968, vinden we ook daar een definitie van “elke auto opgevat en gebouwd voor het vervoer van personen, die bij gebruik voor het bezoldigde vervoer van personen, ten hoogste acht plaatsen mag bevatten, zonder die van de bestuurder, en die voorzien is van een carrosserie van hetzelfde type als dat van lichte vrachtauto's of autobussen.”

De wet schrijft voor dat het gemeenschappelijk vervoer moet plaatsvinden met autocars, autobussen of minibussen. De fiscus is zelf blijkbaar wel soepeler en staat de verhoogde aftrek toe voor ieder georganiseerd vervoer (naar en van het werk) met elk voertuig dat geschikt is voor het vervoer van minimum twee personen: dus zo komt zelfs een gewone personenwagen in aanmerking. 

Het voertuig wordt naast collectief vervoer ook voor andere doelen gebruikt

Als het voertuig ook voor andere doeleinden gebruikt wordt, worden enkel de kosten voor het collectief vervoer voor 120 % aftrekbaar. Voor de andere kosten telt de gewone aftrekbeperking: 75 % voor de brandstofkosten en beperking van de aftrek van de andere autokosten in functie van de CO2-uitstoot.

Voorbeeld

Een vennootschap beschikt over een minibus, die wordt gebruikt voor het collectief vervoer van het personeel (ongeveer 12.000 km per jaar) en daarnaast ook voor leveringen, bestellingen, enz. (ongeveer 18.000 km per jaar). De kosten voor het voertuig bedragen 10.000 euro, waarvan 3.000 euro brandstofkosten. De minibus heeft een benzinemotor met een CO2-uitstoot van 185 gr/km (dus aftrekbeperking tot 60 %). Het voertuig heeft in totaal 30.000 kilometer gereden.

De kosten kunnen als volgt afgetrokken worden:

Voor het collectief vervoer: 10.000 euro x (12.000 km/30.000 km) x 120 % = 4.800 euro

Voor de andere verplaatsingen moet een onderscheid gemaakt worden tussen de brandstofkosten (75 % aftrekbaar) en de overige autokosten (in dit geval 60 % aftrekbaar):

brandstofkosten: 3.000 x (18.000 km/30.000 km) x 75 % = 1.350 euro

andere autokosten: 7.000 x (18.000 km/30.000 km) x 60 % = 2.520 euro

Totaal : 4.800 + 1.350 + 2.520 = 8.670 euro is aftrekbaar.

Ter vergelijking:

als de minibus enkel voor collectief vervoer zou worden gebruikt, kon de vennootschap 12.000 euro aftrekken;

als de minibus enkel voor ander verplaatsingen zou worden gebruikt, kon de vennootschap slechts 6.450 euro aftrekken.

Formaliteiten

De regels voor het gebruik van het georganiseerd gemeenschappelijk vervoer moeten opgenomen zijn in een collectieve of individuele schriftelijke overeenkomst tussen werkgever en werknemer.

Bovendien is de aftrek van de bijkomende 20 % onderworpen aan de voorwaarde dat het bedrag op één of meer afzonderlijke rekeningen van het passief worden geboekt en behouden blijven: het mag dus niet toegerekend worden aan de wettelijke reserve of als winst uitgekeerd worden.

En wat betekent dat voor uw personeel?

Uw werknemers hebben dankzij dit systeem gratis vervoer van en naar het werk. Voor hen maakt dit ongetwijfeld een voordeel uit. Het wordt echter beschouwd als een klein sociaal voordeel, zodat ze er niet op belast worden (het is dus geen belastbaar voordeel van alle aard). De vrijstelling is gelijk aan het bedrag dat een treinabonnement in eerste klasse voor de zelfde afstand zou kosten.

KANTOOR VOSSELAAR
Antwerpsesteenweg 188
2350 Vosselaar
Tel. 014 62 21 90
Fax 014 61 92 58

KANTOOR LOMMEL
Louis Pasteurstraat 17c
3920 Lommel
Tel. 011 55 04 10
Fax 011 55 04 19

info@vanmiert.be