Het is weer jaarrekeningentijd: Q&A

De lente is in het land en dat betekent voor de meeste ondernemingen ook dat het tijd wordt om de jaarrekening van het afgelopen jaar op te stellen en openbaar te maken. Maar wie is nu verantwoordelijk voor wat? En wat als de vennootschap haar verplichtingen niet naleeft?

Wie stelt de jaarrekening op?

De wet is duidelijk: elk jaar maken de bestuurders of zaakvoerders van een vennootschap een inventaris op, alsmede de jaarrekening. Het is dus niet de taak van de accountant of boekhouder.
De jaarrekening moet daarna worden voorgelegd aan en goedgekeurd door de algemene vergadering. Als de raad van bestuur het vertikt om de jaarrekening voor te leggen aan de algemene vergadering, zijn er verschillende mogelijkheden. Van een dagvaarding door de aandeelhouder, ontslag van de raad van bestuur door de algemene vergadering tot ontbinding van de vennootschap door iedere belanghebbende of het openbaar ministerie indien de onderneming gedurende drie opeenvolgende jaren geen jaarrekening neerlegde.

Wie keurt de jaarrekening goed?

Het is de algemene vergadering die op de jaarvergadering de jaarrekening moet goedkeuren. De datum van de jaarvergadering wordt vermeld in de statuten van de vennootschap. De algemene vergadering beslist bij gewone meerderheid en er is geen aanwezigheidsvoorwaarde.

Volgende ondernemingen moeten de jaarrekening niet laten goedkeuren door de algemene vergadering:

V.O.F., al dan niet met sociaal oogmerk;

Comm.V, al dan niet met sociaal oogmerk;

CVOA, al dan niet met sociaal oogmerk;

de vennootschappen in vereffening, al dan niet met sociaal oogmerk;

buitenlandse vennootschappen, wanneer geen goedkeuring nodig is in hun land van herkomst;

grote openbare instellingen die niet in de vorm van een handelsvennootschap werden opgericht, maar die een statutaire opdracht vervullen van commerciële, financiële of industriële aard.

Wie legt de jaarrekening neer?

Ook hier is het de verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan om de door de algemene vergadering goedgekeurde jaarrekening te bezorgen aan de Balanscentrale in de gewenste en vereiste vorm.

Wanneer?

De jaarrekening moet binnen de zes maanden na afsluiting van het boekjaar ter goedkeuring worden voorgelegd aan de algemene vergadering. Na goedkeuring moet de vennootschap de jaarrekening binnen de dertig dagen neerleggen. De uiterste neerleggingstermijn is dus zeven maanden.

Wie de jaarrekening te laat neerlegt, krijgt een boete aangesmeerd die afhankelijk van laattijdigheid en model van de jaarrekening (verkort of volledig schema) kan oplopen tot 1.200 euro.

Er is ook een burgerlijke sanctie. De door derden geleden schade wordt, behoudens tegenbewijs, geacht voort te vloeien uit de niet-neerlegging van de jaarrekening binnen de wettelijk gestelde termijn. De bewijslast is bijgevolg omgekeerd: de onderneming moet bewijzen dat de niet- of laattijdige neerlegging van haar jaarrekening de door een derde ingeroepen schade niet heeft veroorzaakt.

En zoals gezegd, kan de vennootschap zelfs worden ontbonden indien gedurende drie opeenvolgende jaren geen jaarrekening wordt neergelegd.

Moet elke onderneming een jaarrekening neerleggen?

De meeste ondernemingen moeten een jaarrekening neerleggen. Vrijstelling is er voor:

natuurlijke personen die handelaar zijn;

kleine vennootschappen waarvan de vennoten onbeperkt aansprakelijk zijn: vennootschappen onder firma, gewone commanditaire vennootschappen, coöperatieve vennootschappen met onbeperkte aansprakelijkheid;

grote vennootschappen waarvan de vennoten onbeperkt aansprakelijk zijn, indien geen enkele vennoot een rechtspersoon is;

landbouwvennootschappen;

ziekenhuizen voor zover zij niet de vorm hebben aangenomen van een handelsvennootschap met beperkte aansprakelijkheid of van een grote of zeer grote vzw;

ziekenfondsen, beroepsfederaties, scholen en instellingen voor hoger onderwijs voor zover ze niet de vorm hebben aangenomen van een grote of zeer grote vzw.

Wat als de algemene vergadering niet goedkeurt?

Niet-goedgekeurde jaarrekeningen kunnen in principe niet worden neergelegd. Alleen in sommige gevallen die wettelijk zijn voorzien omdat deze geen goedkeuring door de algemene vergadering vereisen aanvaardt de Balanscentrale dergelijke jaarrekening (zie hoger in het artikel).

Kan u de goedgekeurde jaarrekening nog wijzigen?

Aan een goedgekeurde jaarrekening kunnen geen wijzigingen worden aangebracht in zoverre de beslissing van de algemene vergadering hetzij voor derden, hetzij voor de aandeelhouders rechten creëert. Deze beslissing is definitief en kan niet meer worden gewijzigd door een nieuwe beslissing van de algemene vergadering. Wordt aan de verworven rechten van derden en aandeelhouders niet geraakt, dan kan de balans dus wel worden gewijzigd.
Materiële fouten kunnen wel steeds worden rechtgezet. Er bestaat een onderscheid tussen materiële fouten en verkeerdelijk genomen beleidsbeslissingen. Deze laatste kan u niet meer rechtzetten. Moeilijk onderscheid en elke situatie is afzonderlijk te onderzoeken...

In het geval van een rechtzetting omwille van materiële fouten moet een nieuwe algemene vergadering de gecorrigeerde jaarrekening opnieuw goedkeuren. Dit geldt niet voor een jaarrekening die wordt neergelegd en die door tik- of rekenkundige fouten niet meer overeenstemt met de goedgekeurde jaarrekening die wel correct is opgesteld.

KANTOOR VOSSELAAR
Antwerpsesteenweg 188
2350 Vosselaar
Tel. 014 62 21 90
Fax 014 61 92 58

KANTOOR LOMMEL
Louis Pasteurstraat 17c
3920 Lommel
Tel. 011 55 04 10
Fax 011 55 04 19

info@vanmiert.be